Что такое свертка базы и для чего она нужна?

При выполнении свертки происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки включительно (сворачиваемый период). Основные цели свертки:

Увеличение скорости работы системы.

Уменьшение размера информационной базы.

ВАЖНО. Перед выполнением свертки базы рекомендуется:
1. Произвести предварительное тестирование свертки на копии рабочей информационной базы.
2. Только по результатам успешного тестирования принимать решение о возможности использования для рабочей информационной базы.

1) Создадим резервную копию: заходим в базу через Конфигуратор, пункт меню Администрирование - Выгрузить информационную базу.

2) Заходим в базу через режим 1С:Предприятие. Нам нужно проверить на ту дату, по которую будем делать свертку базы, все ли документы сделаны по закрытию месяца (пункт меню Операции - Регламентные операции). Я буду делать по 31.03.2009 год. Значит документы по Закрытию месяца должны быть за март 2009 г.:

3) Сформируем отчет Оборотно-Сальдовая ведомость за тот период, который будем сворачивать (пункт меню Отчеты - Оборотно-Сальдовая ведомость). Сохраним его для сверки после свертки базы.

4) Через пункт меню Файл - Открыть добавляем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.

Закладка "Общие настройки":

Дата свертки . Под датой свертки понимается последняя секунда, входящая в сворачиваемый период. Так, для того чтобы свернуть в информационной базе данные за 1 квартал 2009 года, в качестве даты свертки требуется указать 31.03.2009 23:59:59.

Количество строк в документах ввода остатков . Данный параметр определяет максимально возможное количество строк в одном документе ввода остатков. Если параметр не заполнен (равен 0), то на каждый регистр/счет будет создано по одному документу без ограничения количества строк.

Закладка "Настройка способа свертки" : на этом этапе определяется, какие объекты и за какой период следует сворачивать. Предусмотрены следующие способы обработки объектов:

Не обрабатывать - свертка объектов не производится.

1. На дату - сворачиваются объекты, предшествующие дате свертки. Если заполнить параметр "Дата окончания", то будут свернуты объекты, предшествующие дате окончания. Таким образом, можно указать для различных объектов различные даты свертки. Если параметр "Дата окончания" не указан, то свертка производится по дату свертки, указанную на закладке "Общие настройки".

За период - сворачиваются все объекты, лежащие в указанном интервале.

Очистить - удаляются все объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

Есть возможность заполнить состав сворачиваемых объектов и способ свертки по умолчанию с помощью кнопки "Заполнить настройки по умолчанию". При этом для сворачиваемых объектов будут назначены следующие настройки:

1. Для всех документов устанавливается режим свертки "на дату".
2. Для всех регистров накопления и бухгалтерии устанавливается режим свертки "на дату".
3. Для всех периодических регистров сведений, для которых документ "Корректировка записей регистров" не является регистратором, устанавливается режим свертки "не обрабатывать", для всех остальных периодических регистров сведений режим "на дату".
4. Для всех непериодических регистров сведений устанавливается режим свертки "не обрабатывать".

Существует возможность сохранять и восстанавливать сделанные ранее настройки свертки, для этого предназначены кнопки "Выгрузить в XML" и "Загрузить из XML".

Я заполню настройки по умолчанию:

Закладке "Документы ввода остатков": на этом этапе будут сформированы документы ввода остатков по регистрам накопления, сведений, бухгалтерии. Созданные документы будут расположены в следующей секунде за датой свертки, т.е. если дата свертки 31.03.2009 23:59:59, то документы будут созданы 01.04.2009 00:00:00.
В качестве документов ввода остатков используются документы "Корректировка записей регистров" и "Операция (бухгалтерский и налоговый учет)".
Документы ввода остатков создаются с отключенными движениями. Документы ввода остатков содержат комментарий, включающий в себя текст "[Сформирован обработкой свертки базы]".
Для каждого регистра/счета создается отдельный документ ввода остатков. Количество документов ввода остатков для каждого регистра/счета определяется параметром "Количество строк в документе ввода остатков" (подробнее см. выше).

Свернуть базу (кнопка "Свернуть базу" в нижней командной панели). На этом этапе производится удаление объектов за сворачиваемый период.

Этот процесс может занимать продолжительное время. После выполнения свертки базы вносить какие-либо изменения или перепроводить документы в свернутом периоде категорически запрещается.
Следует иметь в виду, что если на этом этапе происходили ошибки, которые привели к тому, что процедура удаления объектов была прервана и не завершилась полностью, то возможно возникновение следующей ситуации: по некоторым регистрам итоги останутся отключенными. Это приведет к невозможности получения итогов по некоторым регистрам. Список регистров, по которым отключены итоги, можно посмотреть на закладке "Регистры с отключенными итогами". На этой же закладке можно включить итоги, если это необходимо.

Свертка базы 1С 8.2 — действия, направленные на уменьшение объема базы данных путём компоновки и архивирования данных за прошлый период. Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, существенно увеличивается.

Причин для свертки информационной базы 1С 8.3 может быть множество:

• большой объем данных на дисках (для файловой БД размер более 12 Гб — критический, в один прекрасный день программа просто не откроется);
• вследствие большого объема может упасть быстродействие базы данных;
• документы за прошлые периоды «мазолят глаза».

Порой за 3-4 года работы база 1С «вырастает» минимум до 4-5 гигибайт объема.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Для того чтобы избавиться от старых данных и в тоже время не потерять текущие, необходимо произвести свертку базы данных 1С .

Что такое свертка базы в 1С

Свертка базы 1С — это регламентная операция, в которую входит удаление старых ненужных документов. Вместо документов, как правило, формируется 1 документ ввода остатков на определенный период. Тем самым мы обрезаем ведение учета в базе до определенного периода.

Как свернуть базу 1С

Процедура свертки производится обычно с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для 1С версии 8. Однако, надо понимать, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производиться только с типовой конфигурацией. В противном случае могут появиться ошибки, которые будут видны не сразу. Если у Вас не типовая конфигурация, для свертки базы Вам лучше обратиться к .

Сами обработки свертки делают, по сути, следующие процедуры:

• вводится документ «Ввода остатков» по всем счетам/регистрам на требуемую дату;
• удаляют документы до требуемый даты.

Для примера: свертка базы 1С 8.2 бухгалтерия 2.0 за 3 года занимает порядка 2-3 часов. 1С Бухгалтерия 3.0 за 2 года сворачивалась около часа.

Скачать обработки для свертки 1С

Для свертывания лучше всего скачать свежую обработку свертки для 1С (7.7 и 8) от официальных разработчиков — фирмы 1С, на сайте http://its.1c.ru/ . Также обработку можно скачать от сторонних разработчиков или даже купить доработанные версию по функционалу от частных программистов 1С.

Спустя некоторое время, базы 1С сильно увеличиваются в размерах, что может плохо сказаться на скорости работы системы. Да и видеть старые документы пятилетней давности не всегда требуется и часто мешает. Что бы избавится от старых документов, отчистить базу и ускорить программу разработчики 1С придумали простое действие — свертка информационной базы 1С.

Что такое свертка базы в 1С 8.3 ? Свертка — это ввод актуальных остатков на определенную дату и удаление старых, ненужных документов. Ниже я расскажу как сделать свертку для типовой конфигурации на примере 1С Бухгалтерия 3.0.

Эта инструкция подойдет и для других современных конфигураций — Управление торговлей (УТ) 11, Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.0, ERP 2.0, Управление небольшой фирмой (УНФ). Если конфигурация не типовая — процедуру необходимо делать крайне осторожно и хорошо проверить данные после свертки.

Первым делом — обязательно сделайте . Если что то пойдет не так — вы всегда сможете вернутся к первоначальным данным.

Свертку необходимо производить без работающих в системе пользователей. Поэтому заранее попросите выйти из программы коллег.

Инструкция по свертке базы

Зайдите в программу 1С в режиме Предприятия. Зайдите на вкладку “Администрирование”, выберите пункт “Свертка информационной базы”:

В открывшемся окне программа сама предложит сделать резервную копию программы — не стоит отказываться:

Если программа не сможет по какой то причине создать копию — обязательно сделайте её вручную, по данной инструкции. Переходим к следующему этапу, нажимая кнопку “Далее”. Система предложит выбрать какие организации нуждаются в свертке и на какой период.

Выберем “Все организации” и период 2015 год:

На следующем этапе система предложит выбрать регистры для формирования остатков. Данные настройки лучше оставить по умолчанию и продолжить процесс далее.

На этапе “Просмотр операций” система сформирует документы ввода остатков, которые доступные для просмотра и проверки.

Если операции введены корректно — можно переходить к автоматизированной проверке. Там вы можете увидеть аналог оборотно-сальдовой ведомости до и после операции свертки.

Проверка свертки 1С

Если у вас появились сомнения, операцию всегда можно отменить и вернутся к первоначальному состоянию.

После ручной проверки можно данных можно переходить к последнему этапу — пометка на удаление старых документов. Этот этап может занять от 10 минут до нескольких часов, в зависимости от объема базы и количества операций.

Вот и всё — свертка базы 1С Бухгалтерия 8.3 готова! В любом случае после удаления старых документов рекомендую проверить основные отчеты на схожесть информации. В крайнем случае вы всегда можете восстановить базу данных из резервной копии.

После окончания процесса рекомендуется запустить обработку “Удаление помеченных объектов”, что бы избавиться от ненужных документов. Созданные документы свертки расположены в разделе “Операции”, в пункте “Операции, введенные вручную”.

Если вам нужно сделать свертку в 1С 8.2 и 7.7, то она практически не отличается от приведенных выше, за исключением того, что она делается отдельными обработками.

В этой статье я расскажу об алгоритме, который используется в процессе, называемом 1с свертка базы.

Cвертка базы 1c (сворачивание базы 1с) - это процедура, применяемая для оптимизации данных, накопленных в базе 1С. Свертка базы 1с проводится для улучшения качества работы пользователей.

Причины свертки базы 1С

Давайте рассматривать теоретический вопрос о свёртке базы данных с точки зрения практического примера. Например, сегодня - 14 марта 2008 года. Я работаю с базой 1С, которая ведётся с 01 января 2003 года. База ведётся уже 5-ый год. Базу сложно обслуживать программисту (усложнение системы из-за увеличения количества элементов). С базой также сложно работать пользователям (скорость работы программы).

Как можно оптимизировать работу с базой 1С?

Программисту, по большому счёту, наплевать на объём базы, потому что программист работает не с данными, а с алгоритмами обработки данных. Проблемы при работе с большой базой данных могут возникнуть у программиста, выполняющего администрирование базы, разве что в тех случаях, когда нужно восстановить последовательность после перепроведения документа в прошлом периоде, или тогда, когда нужно перепровести все документы вследствие внесения изменений в алгоритм каких-либо расчётов. Поэтому оптимизация базы, как правило, проводится с целью повышения качества работы пользователей базы.

Функциональные особенности при работе с данными

Функции пользователей, работающих с базой 1С, можно разделить на три группы:

1. Ввод первичных данных;
2. Анализ введённых данных;
3. Планирование будущих данных.

Пройдёмся по функциональным группам пользователей.

1. Тем, кто вводит данные, не нужны остатки и обороты даже за "вчера". Не говоря уже о данных за прошлый месяц или за позапрошлый год.
2. Тем, кто анализирует данные, нужны данные за прошлые периоды. Но здесь нужно уточнять, какие именно данные им нужны. Об этом поговорим ниже.
3. Тем, кто планирует данные, нужны результаты анализа прошлых периодов. Другими словами, для нужд пользователей этой группы также нужны данные, накопленные в предыдущих периодах.

Детализация данных для свертки базы 1с

Чтобы определить, какие данные нужны для анализа и планирования, прежде всего нужно уточнить степень детализации данных. Заранее скажу, что детализация данных, необходимых для анализа и планирования, и является ключом к решению задачи о свёртке базы 1С.

Какие бывают уровни детализации данных в базе 1С? Я могу назвать такие:

• Проводка по счетам в бухгалтерском учёте.
• Движение регистра в оперативном учёте.
• Документ.
• Оборот за день (неделю, декаду, месяц, квартал, полугодие, год).
• Остаток на начало и на конец периода (дня, недели, декады, месяца, квартала, года).

После того, как будет определён достаточный уровень детализации данных, необходимых для проведения эффективного анализа и планирования, можно говорить о степени сжатия данных при свёртке базы.

Работа с данными в "сжатом" периоде после 1с свертки базы

Если данные в определённом периоде "свёрнуты" или "сжаты", то понимается, что их количественно стало меньше на определённую величину. Если количество данных уменьшается, то определённые данные теряются безвозвратно.

Как можно получить доступ к свёрнутым данным, если в этом возникнет необходимость? Это очень важный вопрос, и на него нужно ответить, прежде чем проводить свёртку базы данных 1С.

Для примера, приведу два крайних случая.

Случай 1: Финансовый директор в любой день 2008 года хочет иметь возможность посмотреть детальную карточку взаиморасчётов с покупателем "Альфа" за март 2005 года.

При таком условии свёртка базы 1с невозможна, потому что сворачивать (сжимать) данные ниже уровня проводки (движения регистра) невозможно.

Исключением можно считать такой способ работы, при котором свёртка базы всё-таки проводится, и в рабочей базе от данных свёрнутого периода остаются только остатки на начало рабочего периода. Тогда у предприятия появляется две рабочих базы:

1. Рабочая база, в которую вводятся данные о текущих операциях.
2. Архивная база, в которой хранятся данные об операциях прошлых периодов.

При этом у финансового директора, например, имеется доступ ко второй базе, работа с которой была фактически остановлена. И финансовый директор при желании может в любой момент войти в "старую" базу и получить все необходимые ему данные в предыдущих периодах.

Случай 2: Финансовый директор хочет в любой день 2008 года иметь возможность узнать величину расходов на аренду всех складских помещений предприятия за 3 квартал 2005 года. И более детальная информация (карточка взаиморасчётов с арендодателем склада, например) ему не нужна.

В таком случае 1с свёртка базы проводится таким образом:

1. Специальным запросом выбираются обороты по статье "Складские расходы" с детализацией по кварталам.
2. Для каждого квартала, получаемого в запросе, создаётся новый документ "Операция" (или другой специальный документ), в который вносится сумма оборота по статье "Складские расходы". Документ записывается и проводится.
3. Специальная обработка удаляет все документы, которые вводили данные за сворачиваемый период по статье "Складские расходы" (кроме нашего специального документа, который мы создали при свёртке базы).

Исключением также можно считать такой способ работы, при котором свёртка базы проводится с перенесением только входящих осатков на начало рабочего периода. У предприятия появляются две базы ("рабочая" и "старая"). А финансовый директор создаёт в MS Excel, например, специальную табличку для личного пользования. В этой табличке он будет проводить анализ и планирование данных. В табличку он вручную заносит итоговые значения по нужным ему финансовым показателям за анализируемый период. Данные для анализа он берёт из "архивной" базы.

Стандартный алгоритм свертки базы 1С

В большинстве же случаев свёртка базы проводится банальнее.

1. Обработка создаёт новые документы типа "Ввод начальных остатков".
2. Запрос выбирает остатки по всем бухгалтерским счетам, измерениям регистров и прочим значимым хранилищам данных на конец сворачиваемого периода.
3. Получаемые в запросе данные вносятся в документы типа "Ввод начальных остатков".
4. Документ сохраняется и проводится последним днём сворачиваемого периода.
5. Все документы 1С за сворачиваемый период удаляются.

Методы свертки базы 1С

Таким образом, можно выделить два способа сворачивания данных в базе 1С:

1. В свёрнутом периоде все операции удаляются, а на начало рабочего периода вносятся только начальные остатки, имеющиеся на конец свёрнутого периода.
2. То же, что и в первом способе, но в свёрнутом периоде оставляются обороты по показателям, которые необходимы в текущем режиме в рабочем периоде, с необходимым уровнем детализации. На начало рабочего периода переносятся остатки, рассчитанные с учётом оборотов, оставшихся в свёрнутом периоде.

Свертка информационной базы - процедура, с которой хорошо знакомы многие пользователи еще со времен платформы 7.7. В некоторых организациях данную процедуру мы проводили каждый год в назначенное время. Пользователи работали каждый год в базе, в которой имеются только остатки и движения за текущий год. По мере роста производительности железа и совершенствования платформы 1С, свертка базы не стала таким уж регулярным явлением. В связи с этим, в данном материале мы подробно рассмотрим, что же из себя представляет эта процедура, а также как ее проводить в различных конфигурациях 1С.

Свертка базы в 1С 8 - что это такие и для чего она нужна?

В процессе работы предприятия в информационной системе накапливается большое количество документов, справочников и других данных. Часть этих данных не представляет интереса в текущем периоде работы, к некоторым данным необходим доступ только в режиме чтения. При этом объекты хранятся в системе, замедляют ее работу в целом, увеличивают время архивирования (бэкапа), при этом, нет смысла сохранять прошлогодние данные ежедневно, если в них не вносилось никаких изменений. Конечно, работать в одной базе бывает необходимо с точки зрения анализа отчетов, выборки данных за большое период. Все зависит от конкретной ситуации в организации и используемой конфигурации. Например, при правильной постановке управленческого учета база в текущей, рабочей базе бухгалтерии предприятия нет смысла хранить данные за 3-5 лет. История операций всегда можно будет посмотреть в копии, все аналитические отчеты строятся в других продуктах. Какой же выход из этой ситуации - регулярно сворачивать базу один раз за определенный период времени.

При выполнении свертки, происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки, включительно (сворачиваемый период). Основные цели:

Увеличение скорости работы программы в пользовательском режиме;

Увеличение скорости работы при обновлении (изменении) конфигурации, а так же скорости проведения тестирования и исправления информационной базы;

Создание условий для удаления объектов учета, которые более не требуются пользователю;

Уменьшение размера информационной базы.

Общий порядок выполнения процедуры свертки

1.Создание резервной копии.

Независимо от используемых инструментов особенно важно создать резервную копию базы. Во-первых, это копия будет не просто архивом данных. Вполне возможно, ее сразу же потребуется развернуть на предприятии и предоставить доступ заинтересованным пользователям. Важно закрыть доступ на изменения в этой базе. Как сделать копию читайте

2.Настройка свертки.

На данном этапе необходимо указать год, на начало которого планируется свернуть информационную базу. То есть, если указать 2013 год, то будут удалены документы до 31.12.2012 23:59:59.

Установить дату запрета изменения данных. Флаг, указывающий на необходимость установки даты запрета на сворачиваемый период.

3.Формирование остатков.

Определение состава сворачиваемых объектов и способа свертки. Предусмотрены следующие действия с регистрами:

Не сворачивать - свертка объектов не производится;

Свернуть - сворачиваются объекты, предшествующие дате свертки;

Очистить - удаляются объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

4.Просмотр операций.

5.Проверка.

На данном этапе выводятся все созданные документы ввода остатков с возможностью их редактирования.

6.Удаление старых документов.

Удаляются все документы до даты свертки. В документах, у которых остались движения, устанавливается флаг "Ручная корректировка" и пометка на удаление не устанавливается.

Каким инструментом свернуть базу

К сожалению, не во всех даже типовых конфигурациях предусмотрена типовая обработка для выполнения свёртки.

На настоящий момент обработка есть только в следующих конфигурациях:

• Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0/ Бухгалтерия предприятия КОРП , редакция 3.0 (БП 3)
• Управление торговлей, редакция 11 (УТ 11)

Физически обработка есть, но воспользоваться и даже открыть ее не получится в следующих конфигурациях:

• ERP Управление предприятием (ERP)
• Комплексная автоматизация 2 (КА)

В комментариях в коде обработки мы прочитаем не очень оптимистичную фразу:

// Обработка используется только в УТ11

Соответственно, сама обработка только лишь "заглушка" для корректной работы БСП.

Отсутствует обработка в следующих типовых конфигурациях:

• Зарплата и управление персоналом 2.5, 3 (ЗУП)
• Управление нашей фирмой, редакция 1.6 (ранее Управление небольшой фирмой)

Таким образом, для данных конфигурация, а также для самописных конфигураций, вам придется выполнять свёртку самостоятельно. Также, вы можете заказать эту работу у профессионалов!

Таким образом, пользователю под силу выполнить свертку самостоятельно только в двух конфигурациях: Бухгалтерия 3, Торговля 11. Важно внимательно прочитать нашу инструкцию, справку к обработке и следовать всем рекомендациям помощника.

Обработку для свертки вы найдете в разделе Администрирование (или НСИ и администрирование). Подраздел "Сервис". Открываем обработку и внимательно выполняем все предварительные шаги.

Также можно просто написать "свертка" в окне поиска по разделам программы. Ниже представлено изображение как можно это сделать в Управлении Торговлей 11.

Для свертки следующих конфигураций:

• Управление производственным предприятием, редакция 1.3
• Бухгалтерия предприятия 2.0
• Управление торговлей, редакция 10.3

Вам понадобится внешняя обработка от фирмы 1С, скачать ее можно с сайта ИТС , в разделе обработки для платформы 8.2.

В других конфигурациях, например в УНФ, свертку своими силами произвести будет очень проблематично. По этой же причине обработки нет и в некоторых типовых конфигурациях. Дело в том, что не все данные можно корректно свернуть. Например, для зарплаты очень важно иметь информацию в регистрах для корректного расчета многих показателей. По сути, нужно четко представлять себе какой регистр можно сворачивать, какой нельзя, с каким могут быть сложности.

Для остальных конфигурация придется писать обработку самостоятельно, либо модифицировать существующие. У нашей команды очень большой опыт решения подобного рода задач и демократичные цены . На этапе изучения базы, мы сможем сразу озвучить вам итоговую сумму за данный вид работ.